Kodėl projektai vėluoja?
Prie šio klausimo vieną vasaros vakarą su senu draugu grįžome jau ne pirmą kartą. Jis į projektus žiūrėjo iš įmonės vadovo pusės, o aš – iš projekto vadovo pusės.
Dėliojome faktus, prisiminėme situacijas, vardijome priežastis.
Planavimas, prioritetai, komunikacija, atsakomybės, resursai, sprendimų priėmimas, o kartais tiesiog netinkamas laikas.
Atrodė, kad beveik kiekvienai problemai galima rasti sprendimą. Pradedant susitarimais, perplanavimais ir baigiant proceso įdiegimu. Bet tada įvedėm papildomą klausimą: o kas, jeigu visa tai jau bandyta, o projektai vis tiek stringa?
Žinot, tą vakarą priėjome prie gana paprastos išvados. Problema dažnai slypi ne plane ir net ne žmonėse. Ji yra tame, kaip organizacijoje suprantama, kas yra projektas, kodėl jis vykdomas ir kokia kiekvieno žmogaus rolė jame.
Jeigu vadovas, projekto vadovas ir komandos narys projektą supranta skirtingai, tai vien geras planas nepadės.
Būtent tada ir kilo mintis: o kodėl savo sukauptos patirties nepanaudojus tam, kad vadovai ir projektų komandos galėtų susitarti:
- kas iš tikrųjų yra projektas ir kodėl jis reikalingas;
- kas turi būti padaryta prieš pradedant projektą;
- kodėl reikalingos skirtingos rolės, dokumentai ir įrankiai;
- kaip juos naudoti ne „dėl proceso“, o tam, kad sutartas rezultatas būtų pasiektas laiku ir pagal sutartą biudžetą.
Per savo karjerą retai kam teko projektą pamatyti iš tiek skirtingų pusių.
Buvau komandos narys, kuris vykdė suplanuotus darbus. Buvau projekto vadovas, kuris planavo, koordinavo, rengė dokumentus ir pristatymus. Buvau užsakovo pusėje, kur svarbiausia – verslo poreikis ir rezultatas. Mačiau projektus ir iš perspektyvos žmogaus, kuris skiria jiems resursus ir tikisi rezultato.
Kai sudedi šias patirtis į vieną vietą, labai gerai pastebi skirtumą tarp to, kas turėtų veikti, ir to, kas iš tikrųjų veikia.
Idėja dalintis šia patirtimi tada buvo atidėta, bet ne palaidota. Tiesiog dar nebuvo jos laikas.
Ji brendo, nes vis dažniau pastebėdavau tą patį vaizdą tiek dirbdamas su tiekėjais, tiek su vidinėmis komandomis. Projekto pradžioje daug kalbama apie tai, kaip projektas bus valdomas.
Procesai. Atsakomybės. Etapai. Rizikos. Dokumentacija.
Tačiau neretai už šių žodžių nebūdavo bendro supratimo, ką konkrečiai reikia daryti, kas turi tai daryti ir svarbiausia – kodėl. Tada projektų valdymas tapdavo ne įrankiu rezultatui pasiekti, o dar vienu procesu, kurį reikia „praeiti“.
2026 m. vasarą nusprendžiau, kad daugiau nėra ko laukti.
Atsisveikinau su patogiu gyvenimu, kurį ilgus metus kūriau dirbdamas didelėse įmonėse, ir šią idėją paverčiau jau savo nauju projektu.
Projektu, kurio tikslas – padėti įmonėms geriau valdyti projektus. Praktikoje tai reiškia vieną paprastą įrankį — keturis klausimus, kuriuos kartu peržiūrime kiekviename projekte:
KODĖL šį projektą darome ir kokį rezultatą turime gauti?
KAS už ką atsakingas ir kas turi būti įtraukta?
KAIP projektą planuosime, valdysime ir priimsime sprendimus?
KADA turime pasiekti sutartą rezultatą?
Aš manau, kad geras projektų valdymas nėra apie daugiau dokumentų. Jis apie tai, kad žmonės žinotų, ką daro, kodėl daro ir kaip kartu pasieks rezultatą.
Todėl šiandien savo patirtį paverčiu praktika: mokymais, konsultacijomis ir pagalba projektų komandoms ten, kur teorijos jau nebeužtenka.
Praktikos turiu.
Dabar belieka susitikti su Tavimi.
Galbūt kitas projektas, kurį išgelbėsime nuo vėlavimo, bus Tavo.